Desde mi punto de
vista los aspectos organizativos y los procesos son lo más importante en la gestión de las tecnologías de información y si además están soportados por buenas
metodologías y herramientas que promuevan las buenas prácticas y ayuden a ser
más eficientes en el trabajo desde luego que mucho mejor.
Gestionando con Redmine (mp3)
Gestionando con Redmine (mp3)
Quizá esté
simplificando mucho, pero en un departamento de tecnologías de información (o
incluso en cualquier tipo de departamento) las actividades se podrían agrupar
en dos grandes grupos:
-Proyectos: son esfuerzos
temporales encaminados a conseguir un resultado único (producto o servicio), es
decir, para cumplir unos objetivos con un inicio y un fin y unos recursos
temporales (Cronograma, presupuestos, personas, afectados etc.)
Por ejemplo,
definir la estrategia IT, un nuevo sistema de información, montar un centro de
datos, una auditoría de seguridad, implantar una norma de calidad, certificar
unos procesos, trasladar un departamento, realizar una reingeniería etc. podrían
gestionarse como proyectos.
-Operaciones: se trata de funciones
en la organización que efectúan permanentemente actividades que generan un
mismo producto o proveen un mismo servicio de manera repetitiva y que normalmente
están asociadas a una disponibilidad de las operaciones y en la gestión de peticiones.
(Horario de disponibilidad, número de peticiones en el tiempo, tiempo de
respuesta etc.)
Soporte,
formación, gestión del inventario, mantenimientos de aplicaciones, difusión de
herramientas, gestión de comunicados, incidencias etc.
La forma de gestionar un proyecto y las operaciones es
diferente ya que los proyectos finalizan, sin embargo,
el fin de una operación habitualmente no tiene una fecha predefinida y suele
ser más continuado en el tiempo. En mi opinión es importante conocer esta
diferencia, ya que a veces se suele caer en el error de intentar gestionar
operaciones como proyectos o proyectos como si fueran operaciones. No tiene
sentido establecer un cronograma en una operación o establecer un tiempo de respuesta
en las actividades de un proyecto que tienen sus propios hitos. Por ejemplo, un proyecto que no termina en el tiempo es
un proyecto fallido o quizá deberíamos analizar si realmente es una operación. (Si los objetivos y las fechas cambian continuamente quizá deberíamos de reflexionar si realmente lo que estamos proporcionando es un servicio de recepción de peticiones que debiéramos de gestionar de otra forma)
Reseñar que en
algunas organizaciones con grandes volúmenes de proyectos y operaciones, suelen
existir dos tipos de oficinas con el objeto de diferenciar y marcar las
diferentes pautas y buenas prácticas de gestión:
-PMO - Project Management Office (Oficina de Gestión Proyectos): Apoya en la estrategia, marca las pautas de gestión y coordinación de proyectos.
-SMO - Service Management Office (Oficina de Gestión de
Servicios): Marca las pautas de gestión y coordina la
gestión de los servicios de operación de IT.
En el presente
artículo presento Redmine, una herramienta de software libre (GNU) bastante
extendida y que en mi opinión es una opción bastante razonable, económica y de
fácil aprendizaje que puede ayudar mucho en la gestión de ambos aspectos.
Proyectos con Redmine
De forma completa
podremos gestionar múltiples proyectos e incorporar
técnicas tan habituales como cronogramas Gantt, EDT, perfiles de usuarios,
actividades relacionadas, estimaciones de presupuesto, gestión de los
interesados, apoyo en la gestión del cambio etc.
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| Proyecto en Redmine |
En Redmine se
puede crear una estructura jerárquica de proyectos en varios niveles de tal
forma que podremos crear subproyectos “hijos” que son proyectos en sí mismos y
que pueden tener una gestión individualizada.
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| Configuración de un proyecto |
Cada proyecto
tendrá un inicio y un fin que vendrá marcado por un conjunto de tareas
relacionadas que podremos ver en el cronograma de Gantt del proyecto. En el
producto de base un proyecto puede tener asociadas Peticiones o Tareas, Gantt,
Calendario, Noticias, Wiki y documentos. La configuración es bastante flexible
y permite configurar que elementos queremos para nuestro proyecto.
El cronograma de
seguimiento se genera con la información que recibe de las tareas y
especialmente con las fechas, estado y % de realización.
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| Cronograma Gantt |
A las actividades
se le pueden añadir campos y estados personalizados. Un campo muy típico en la
tarea podría ser el coste estimado que nos ayudará a realizar una estimación
del presupuesto.
No viene
incorporado de base, sin embargo, existen plugins que nos permitirán añadir y
generar Esquemas de Descomposición de Tareas EDT (WBS).
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| Pluging WBS para Redmine |
Redmine te
propone unos perfiles “estándares” en la gestión de proyectos y también permite
crear perfiles personalizados para decidir que aspectos de un proyecto pueden
visualizar. Un usuario tendría un perfil y un conjunto de proyectos en los
cuales tendrá un rol. De ser necesario, se podría incluso perfilar a todos los
interesados (stakeholders) del proyecto y proporcionar acceso a la herramienta
para que por ejemplo un usuario clave pudiera ver el estado del proyecto,
acceso a la documentación etc.
La documentación y los entregables pueden agruparse por categorías a nivel de proyecto (por ejemplo se podría tener
en un proyecto de desarrollo de un sistema de información agrupada por Análisis,
Diseño, Construcción, Implantación etc…). También pueden adjuntarse documentos
específicos en una tarea del proyecto. Comentar que RedMine puede trabajar
sobre una estructura de ficheros, sin embargo, lo común es configurarlo sobre
repositorios de versiones de documentos y puede funcionar sobre herramientas de repositorios tan extendidas como Subversion, GIT, Bazaar etc… Asimismo se podría también activar la
gestión de estas herramientas de forma independiente proporcionando un valor añadido en la gestión de
versiones.
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| Documentos en Redmine |
Operaciones con Redmine
En Redmine también es
común gestionar operaciones, donde las tareas se registran cuando se solicitan
y cada tarea puede tener datos como cuando se creó, cuando se inició, cuando de
resolvió, quién la tuvo asignada etc. de tal forma que se puede hacer un seguimiento y medir el servicio de operación.
Por ejemplo, con
las Wikis, foros y la parte de Documentos (asociados a una tarea) se podría gestionar
una base de datos de conocimiento. Redmine tiene un buscador que puede resultar de gran utilidad para encontrar como se
resolvió una tarea similar anteriormente.
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| Ejemplo peticiones de servicio |
Aunque existen
muchas otras herramientas de este tipo, posiblemente Redmine sea una de las herramientas de gestión de proyectos de software libre más extendida donde además se pueden encontrar muchos plugins para
aumentar su funcionalidad, y su integración con otras herramientas, así como
mucha documentación y foros de soporte. Creo que es bastante recomendable
incluso para organizaciones grandes y puede ser usada de forma muy razonable
tanto para la gestión de proyectos como para las operaciones de tecnologías de
información, aunque siempre teniendo en cuenta que la herramienta es importante
pero lo que determina una buena gestión son los procesos y la forma de usarse.
Página oficial de
Redmine
Información
acerca de los repositorios de Redmine
Redmine: Puedes
crear tus proyectos demo para evaluar posibilidades
Plugin WBS
para Redmine (Work Breakdown Structure)
Interesante
WEBMINAR: PMXPO 2018: Imagining the Future of PMOs (inglés)
Interesante
artículo: “Redmine para la gestión de la contratación de un organismo”
Buen blog acerca
de gestión de proyectos
http://richard-project-management.blogspot.com/
Gestionando con Redmine
Reviewed by Bloginnova
on
abril 18, 2020
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