El resultado exitoso de un proyecto es lograr cumplir los
objetivos dentro del alcance, con el presupuesto aprobado, en la duración
estimada, con la satisfacción del cliente y la calidad y seguridad que se haya
determinado. Cualquier metodología de proyectos, desde las tradicionales a las
más modernas, define al menos tres variables que son el tiempo, alcance y coste. Además durante la ejecución de un
proyecto, el director debe de hacer un seguimiento de las variables principales
y tomar las medidas correctoras que fueran necesarias.
La gestión de la
agenda personal y en concreto la puntualidad son una habilidad primordial
para cualquier director de proyectos. Si no hay una gestión adecuada de la
agenda personal difícilmente se gestionará el tiempo o duración de los proyectos.
Además, en función del número y tamaño
de los proyectos es posible que sea necesario que el director del
proyecto precise delegar estas funciones y tener ayuda en la gestión de su
agenda.
Prioriza:
Primero es lo primero
Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente
altamente efectiva” dedica un hábito entero a la gestión personal del tiempo. Se
trata de su hábito número 3 denominado “Poner primero lo primero” y se refiere
a organizar el tiempo alrededor de las prioridades distinguiendo en su matriz
del tiempo entre lo “Urgente” y lo “Importante”. La gente efectiva debe tratar de evitar
dedicar la mayor parte de su tiempo a los cuadrantes III y IV, y además tratar
de minimizar las actividades del cuadrante I (para no estar en una crisis
continúa) e intentando fomentar la mayor parte de su tiempo en el cuadrante II,
es decir, aquellas cosas que son
importantes y no urgentes.
“Somos lo que hacemos día a
día. De modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito.” - Aristóteles
“Establece
un límite de tiempo en las reuniones y respétalo”
Las buenas prácticas en la gestión y las metodologías de
dirección de proyectos, como PMP, reseñan que las reuniones de trabajo deben de
tener una agenda definida con un propósito, objetivo y un tiempo estimado. Asimismo, coinciden en que el director de proyectos debe de tener habilidades motivadoras y de influencia
sobre los equipos, es decir, su conducta debe de ser ejemplar y por lo tanto
también con la gestión de su tiempo. La puntualidad y una buena agenda personal
es una de las habilidades que influirán en el equipo y una carencia de esta
habilidad puede conducir a aspectos desmotivadores y transmitir falta de
interés en los compromisos establecidos. Asimismo, en aquellas reuniones donde
hay implicadas terceras partes no debemos de olvidar que se está representando
a la organización y un aspecto a cuidar es la imagen organizacional.
Organización
y la puntualidad van ligados
Si se cuenta con una buena organización en los proyectos y en
la vida personal, lo más probable es que la puntualidad sea natural. Hoy en día
hay muchos dispositivos y herramientas
que simplifican la gestión de la agenda de forma muy sencilla. El uso de las
mismas herramientas para la gestión electrónica de las agendas y el mismo formato en las convocatorias de reunión de la organización es un aspecto que ayudará mucho.
Contratiempos
Nadie es perfecto y todos podemos sufrir contratiempos. Para estos casos se debe de intentar comunicar el retraso o la cancelación
de la reunión para que los demás participantes puedan ajustar sus agendas y además
disculparse de la demora independientemente
de que la persona que se haya retrasado sea la de más rango jerárquico. Lo
importante es la actitud de disculpa y no es necesario entrar en detalle si se
trata de temas personales o privados. Es
contraproducente hacer esperar a los asistentes, no ofrecer ninguna explicación,
o incluso llegar a realizar algún comentario “jocoso” acerca de la espera. El respeto y el ejemplo que se ofrezca a los
demás será el recibido.
Cuesta
dinero
Por otro lado hay que tener en cuenta que los retrasos tienen
también un impacto en el coste de los
proyectos. Hagamos un sencillo cálculo de un conjunto de reuniones pequeñas
donde por ejemplo asiste un jefe de Proyecto, dos analistas y una persona de la
organización clave en el negocio. Supongamos que el jefe de proyecto y los dos
analistas están contratados externamente con costes de jefe de proyecto: 90€/hora
y de analista: 70€/hora. Si por ejemplo en el total del proyecto tenemos 15
reuniones de este tipo y una media de demora de 15 minutos de espera se habrá
incurrido en un coste adicional en el proyecto que será de unos 860 euros. (El cálculo anterior no tiene en cuenta el
tiempo perdido por la persona clave del negocio, ni el posible retraso en las
agendas de los participantes que podrían afectar a otras reuniones, compromisos
u otros proyectos. Además lo habitual es que cualquier proyecto tenga más
reuniones y con más personas).
“La informalidad en atender
una cita es un claro acto de deshonestidad. Igual puedes robar el dinero de una
persona si robas su tiempo.” - Horace Mann.
En resumen, la gestión del tiempo personal y la puntualidad
de un director de proyectos es una cualidad importante a tener en cuenta ya que
ejemplariza como actitud en el resto del equipo, afecta en el ánimo del
proyecto y a la cultura de la seriedad así como al cumplimiento de compromisos,
tiene un coste asociado y además afecta a la imagen y la cultura de la
organización.
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva - Stephen
Covey
A
Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fifth Edition -
PMI.org
PMP
exam prep. Eighth Edition. Rita Mulcahy.
4
Steps to Personal Time Management (Projectmanager.com)
Mejora tu conducta de la puntualidad cambiando hábitos
Frases célebres (Provervia.net)
Puntualidad: una habilidad imprescindible del director de proyectos
Reviewed by Bloginnova
on
noviembre 12, 2016
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