Cuando se está involucrado en varios proyectos y actividades con
diversos tamaños, presupuestos y criticidades, y en general hay un exceso de
trabajo, es primordial realizar una buena gestión
del calendario personal para la mejora de la productividad, cumplimiento de
compromisos, imagen, así como para la elaboración del trabajo organizadamente y
enfocado a prioridades. También ayudará
a autoevaluar el trabajo y en la toma de decisiones para la mejora continua. Además, establecer prioridades, organizarse de forma correcta y una buena administración del tiempo es una herramienta poderosa para
reducir el estrés.
Stephen Covey clasifica en 4 generaciones evolutivas el área de la administración del tiempo para acercarnos a un mayor
control de nuestra vida y donde cada generación toma como base la anterior:
Primera generación: basada en notas y listas de
tareas (“To-do Lists”).
Segunda
generación: centrada
en agendas.
Tercera
generación: priorización
y establecimiento de metas con objetivos.
Cuarta
generación: el desafío
no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos y
las expectativas se centran en preservar y realzar las relaciones alcanzando
resultados.
Algunas recomendaciones prácticas que creo que pueden servir
de ayuda en la gestión del tiempo en el ámbito profesional y personal e
intentar conseguir esta administración personal que comenta Covey:
1.- Es importante conocer
y analizar los resultados que queremos conseguir así como nuestras competencias y roles y especialmente en los
proyectos donde hay unos objetivos a cumplir en un periodo de tiempo. Es
posible que en sus responsabilidades haya diversas actividades, muchos
proyectos y diferentes roles en cada uno de ellos. Por ejemplo, es común ser director
o jefe de proyecto en ciertos proyectos mientras que en otros tener
responsabilidades de coordinación sobre jefes de de proyecto o simplemente estar
afectado por ciertas actividades. (Recordemos el concepto de proyecto como conjunto de actividades con unos objetivos dentro de un ámbito temporal y con
unos recursos asignados).
En función de los resultados, roles y competencias hay que decidir que hitos y reuniones son
relevantes para el seguimiento
personal y cuales otros se deben delegar. No son iguales los hitos a seguir
por parte del sponsor del proyecto, del coordinador de un área, del jefe de
proyecto del cliente, del jefe de proyecto de una parte proveedora, de un
gestor de un servicio etc.
“Sopesa cuidadosamente donde
hay que estar y donde no…” - Sarah Watson (Ref. weforum.org)
2.- La agenda personal
debe de estar alineada con los resultados, roles y competencias y al menos
debe de incluir:
-Hitos para el
seguimiento personal, es decir, que hitos debo de verificar si se han cumplido
o no en función de los resultados objetivos y nuestro rol. Los hitos en
planificación son actividades con tiempo cero y se refieren a la verificación
de cumplimientos clave para ver que el proyecto o actividades avanzan
correctamente.
-Tareas o
actividades a realizar (“To-Do List” con reserva de tiempo estimada en la
agenda). Si debido a una urgencia no es posible cumplir con la agenda la actividad se debe de posponer y reservar
el tiempo necesario en otro momento. Reuniones, presentaciones,
formación etc. en el fondo son actividades comunes en cualquier proyecto en las
cuales hay dependencias con las agendas de otras personas.
3.- Si surge una actividad
no planificada, antes de acometerla, lo primero que debe de hacer es encajarla
en su agenda. Si es prioritaria lógicamente se debe de atender, pero
también se debe de agendar y considerar las afecciones y cambios sobre las
demás responsabilidades, especialmente si afectan a compromisos o cambios de
las agendas de otras personas y si verdaderamente tiene más prioridad que las ya
planificadas. No se debe de confundir lo urgente con lo importante, hay que
intentar dedicar la mayor parte del
trabajo a lo importante e intentar anticiparse para que lo importante no
llegue a ser urgente. Lo importante debe de estar relacionado con los
resultados a conseguir.
4.- Las actas de
reunión deben de tener una lista de compromisos con sus responsables y una
fecha de finalización. Debe de agendar sus compromisos como actividades y los
compromisos de otros participantes de los cuales se necesite hacer el
seguimiento en forma de hitos.
5.- Lo primero que
debe de hacer al comenzar el día, y especialmente a comienzo de la semana, es
revisar su agenda y optimizarla si es posible. Probablemente detectará
tareas no prioritarias que se hayan pospuesto varias veces y que se realizarán en
periodos con menos carga de trabajo. Que no sean prioritarias no significa que
no sean importantes o que en algún momento puedan adquirir grado de urgencia.
Hay que tener cuidado que una actividad no “muera de inanición” y nunca se aborde
y también habrá tareas que simplemente se puedan cancelar porque se hayan
resuelto por si solas o ya no tengan sentido.
6.- Revise y aprenda del
pasado de su agenda ya que le servirá para la toma de decisiones
posteriores y su mejora continua.
Las metodologías modernas de gestión de proyecto siempre dedican una parte a
las “lecciones aprendidas” ya que es
muy importante aprender del trabajo y de los proyectos que se han realizado y
contribuir al aprendizaje tanto organizacional como personal.
7.- Use la tecnología para la gestión de la agenda y manténgala
sincronizada con sus dispositivos
móviles y haga uso de los avisos y
las alarmas. Hoy en día esta gestión está al alcance de todos ya que
existen soluciones gratuitas que sincronizan con casi cualquier dispositivo
(agenda IOS, Google calendar etc.). Haga uso de las agendas corporativas en su
organización para facilitar la relación con las agendas de los demás y la
interoperabilidad que pueda haber con las aplicaciones software de la
organización.
8.- Aunque comparta la
gestión de su agenda con su secretaria es importante que tenga acceso a ella.
En ciertas situaciones puede ser útil disponer de una agenda profesional y otra
agenda personal. Ambos calendarios se podrán “fusionar” en un único calendario,
al cual solo tenga acceso usted, y con el
inconveniente del posible solapamiento de actividades en el mismo
momento de tiempo.
Como dice Stephen Covey, “mientras que el liderazgo decide qué es lo
primero, la administración le va asignando el primer lugar día tras día,
momento a momento”. Creo que el control del tiempo personal basado en resultados,
roles y competencias así como la decisión
de lo importante y urgente contribuyen en gran medida a tener una buena
organización y gestión en los proyectos con el consecuente logro de objetivos.
Por otro lado también contribuye en determinados escenarios a un control del
stress así como a un mejor equilibrio entre la vida profesional y privada.
Los 7
hábitos de la gente altamente efectiva - Stephen Covey
Gestión: Tips para manejar el estrés producido por presión
laboral
Psicocode: Gestión del tiempo: Los 4 cuadrantes de Stephen Covey
Puntualidad: una habilidad imprescindible del director de
proyectos
Weforum.org:
Stay positive and don't forget to delegate - how to manage a heavy workload
https://www.weforum.org/agenda/2016/12/too-much-work-to-juggle-heres-how-to-manage-itFrases motivadoras
http://www.bloginnova.com/p/frases-celebres.html
Gestionando el tiempo
Reviewed by Bloginnova
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agosto 01, 2017
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