¿Qué es el Acta de Constitución de Proyecto?

El Project Charter o Acta de Constitución de Proyecto es el documento que autoriza formalmente un proyecto, y que contiene los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas. Debe de ser un documento  escrito y aprobado al iniciar el proyecto contemplando especialmente el propósito, alcance y los objetivos que se pretenden con la ejecución del proyecto.

Se trata de escribir los “axiomas fundamentales”,  incluso podríamos pensar que no existe un proyecto mientras no exista este documento. Asimismo modificar el Acta de Constitución una vez iniciado el proyecto suele ser muy impactante y podría ocurrir que fuera necesaria una reformulación del proyecto y valorar el impacto sobre alguno de sus aspectos (tiempo, coste, alcance, calidad, satisfacción del cliente y  riesgos). Es habitual que las organizaciones, los negocios y la política requieran de cierta flexibilidad en los cambios estratégicos, y en consecuencia en los proyectos, sin embargo, esto no implica que no deban de gestionarse estos cambios.  No hacer esto sería ocultar la realidad y posiblemente una de las causas más comunes de fracasos de proyectos.

Los proyectos deben ser fruto de la estrategia de la organización y esto lógicamente debe de reflejarse en el acta de constitución que contiene al menos la siguiente información:

1. Propósito y Justificación del proyecto.  El propósito y las justificaciones pueden ser estratégicas, económicas, ventajas competitivas, cumplimientos legales etc. 
2. Alcance del proyecto. Un proyecto es finito en tiempo, coste y recursos y por lo tanto el alcance tiene que estar claramente acotado. 
3. Objetivos a alto nivel.  A ser posible deberían ser medibles o contrastables para poder verificar si se han cumplido o no cuando se cierre el proyecto.
4. Requisitos de alto nivel. Sobre todo aquellos que impacten considerablemente en la duración, presupuesto, los riesgos etc. Lógicamente estarán estrechamente relacionados con el alcance, objetivos y propósito del proyecto. Comentar que si se trata de un proyecto informático debería de constar todas las interoperabilidades o integraciones previstas entre sistemas de información ya que involucran nuevos actores, suelen ser complejas y muy costosas.
5. Asunciones y restricciones que en el contexto del proyecto. Por ejemplo, podemos asumir que debemos de ajustarnos a la metodología de la organización, estándares, una determinada infraestructura etc. 
6. Riesgos a alto nivel.  Es necesario detectar los riesgos principales, es decir, la probabilidad de ocurrencia de un evento que impacte en el proyecto. Hay que tener en cuenta que la materialización de un riesgo podría ser positiva o negativa y podría derivar en una amenaza o en una oportunidad. Asimismo los riesgos podremos implantar acciones para eliminar el riesgo, mitigarlo o asumirlo.
7. Interesados. Cualquier actor, organización, colectivo etc. afectado en el proyecto debe de ser tenido en cuenta. PMP hace mucho hincapié en la gestión de los interesados, sus funciones/responsabilidades y su grado de influencia en el proyecto (que puede ser diferente al grado en la organización). Pueden ser usuarios, responsables o equipo del proyecto, equipos para interoperabilidades, otras áreas de la organización o externas afectadas etc.
8. Plan con los grandes hitos.  Es primordial tener identificado los grandes hitos del proyecto para poder realizar un seguimiento de la ejecución de alto nivel del proyecto y tomar medidas correctoras en caso de ser necesario. 
9. Presupuesto asignado al proyecto: debe de ser una estimación realista y acorde con el presupuesto de la organización.
10. Requerimientos de aprobación del proyecto. Que o quiénes deciden o aprueban el éxito del proyecto en los seguimientos parciales o en la finalización del mismo.
11. Firma de Aprobación. Deberá estar firmado al menos por el sponsor o patrocinador del proyecto autorizándolo y por el director del proyecto.

Como podemos comprobar se trata de uno de los documentos iniciadores de un proyecto que sirve como punto de referencia de trabajo para ir avanzando en las fases posteriores. Debe de ser realista, factible y en consenso con la estrategia de la organización. 

Es responsabilidad del Director del Proyecto asegurar la elaboración, el acuerdo y la aprobación de este documento por parte del sponsor o patrocinador. Bien es verdad que en ciertas ocasiones cuesta incorporar estas prácticas en la organización y especialmente cuando no hay una cultura de trabajo orientada a proyectos, en mi experiencia de grandes proyectos informáticos el establecimiento de esta y otras buenas prácticas, apoyadas sobre alguna metodología de gestión de proyectos como pueda ser PMP, ayudan en el seguimiento, control y medición del proyecto así como en la toma de decisiones correctivas en caso de necesidad para finalmente cumplir los objetivos y cerrar el proyecto con éxito.

Interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.

PMP (Project Management Professional) es una certificación profesional y metodología de dirección de proyectos muy extendida a nivel mundial y gestionado por el Project Management Institute.  https://www.pmi.org